AVG verklaring
Hierbij verklaart Stichting AVG voor Verenigingen dat Belangenvereniging het Actief Trekpaard het
AVG-programma heeft doorlopen en dat Belangenvereniging het Actief Trekpaard zelf verklaart dat
ze de inspanningen heeft verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG).
Met het doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft
Belangenvereniging het Actief Trekpaard kennis over de materie, die door de AVG wordt geraakt,
ontvangen en heeft men zelf verklaard naar eer en geweten aan de wet te voldoen. De onderdelen
van de zelfverklaring door Belangenvereniging het Actief Trekpaard zijn te vinden op de volgende
pagina(‘s) van deze verklaring.


Aldus opgemaakt te Gorinchem,
d.d. 17-5-2018,
door Stichting AVG voor Verenigingen
gevestigd aan de Stephensonweg 14 te Gorinchem.


Door Belangenvereniging het Actief Trekpaard is verklaard dat:
De vereniging werkt volgens onderstaande doelbinding:
Lidmaatschap:
Persoonsgegevens NAWTE +
Geboorte datum Overeenkomst Lidmaatschap (papier of formulier op de website); Verwerkingen Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten;
Verwerking door Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie;
Bewaartermijn Uitgangspunt twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
Wij zijn een vereniging met louter vrijwilligers
Vrijwilligers
Persoonsgegevens NAWTE;
Overeenkomst Vrijwilliger;
Verwerkingen Informatieverstrekking;
Verwerking door Afdeling communicatie, vakkennisafdelingen en/of relatie beheerder;
Bewaartermijn Uitgangspunt twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
Direct marketing (alleen bellen of papier)
Persoonsgegevens NAWTE;
Overeenkomst Geen overeenkomst nodig;
Verwerkingen Toesturen van (of bellen over) informatie over de vereniging en/of producten/diensten;
Verwerking door Afdeling communicatie;
Bewaartermijn Gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect voor de vereniging of haar diensten/producten
Digitale direct marketing (e-mail, facebook, LinkedIn, fax, SMS etc.)
Persoonsgegevens NAWTE;
Overeenkomst Digitale toestemming vooraf, b.v. bij aanvragen van informatie of inschrijven voor een nieuwsbrief;
Verwerkingen Digitaal toesturen van (of benaderen over) informatie over de vereniging en/of producten/diensten;
Verwerking door Afdeling marketing/communicatie;
Bewaartermijn Gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect voor de vereniging of haar diensten/producten.
De vereniging verklaart verder:
Wij als vereniging maken onze privacy policy zichtbaar op de website van de vereniging.
Wordt geplaats onder een tab AVG.
Wij als vereniging verwijzen in al onze documenten (lidmaatschappen, aanmeldingsformulier, etc.) waarin persoonsgegevens staan naar onze privacy policy op de website van de vereniging.
Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.
Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.
Wij als vereniging hebben de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up.
Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Wij als vereniging verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.
Passende beveiligingsmaatregelen zijn als volgt ingevuld:
➢ Software is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
➢ Computers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
➢ Telefoons zijn beveiligd met een code of vingerherkenning.
➢ Alle netwerkmappen zijn alleen toegankelijk met een gebruikersnaam en wachtwoord.
➢ We hebben meervoudige authenticatie ingevoerd.
➢ Al onze (besloten) websites zijn ingesteld op gebruik van beveiligde verbinding.
➢ De besloten website is alleen toegankelijk vanuit landen die wij hebben toegestaan (whitelist).
➢ Wij hebben een autorisatie procedure voor het uitgeven van toegang tot onze gegevens.
➢ Wij hebben medewerkers opgeleid en een geheimhoudingsverklaring laten tekenen.
➢ Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.
➢ Wij als vereniging hebben papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.
➢ Wij als verenigingen vragen vooraf altijd toestemming voordat we iemand benaderen via digitale direct marketing.
➢ Wij als vereniging verklaren dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Aldus verklaard door:
Naam vereniging: Belangenvereniging het Actief Trekpaard
Naam persoon: William Beurskens
Plaats: Margraten
Datum: 17 mei 2018